技术性问题
处理邮件也是一门技术活，不是你阅读理解力强就能做圆满的。
什么时候处理邮件？
随便搜一下Chrome浏览器的应用，就能找到不止一种提醒新邮件的插件。即使在处理其他事务，这个安置在浏览器中的小图标也能随时标记新入邮件。装上提醒是很必要的，但要不要即时处理？这是一个问题。
如果你的邮件量并没有多到让人抓狂，即时处理新邮件当然是及时沟通、避免错过重要事务的好办法，而一旦公司人每天收到四五十封甚至更多工作邮件，又是另外一种状况了。
杨冬的办法是“定时处理”，每天分出早上和晚上的时段，用两个小时去处理重要邮件。除了对最高优先级的邮件随手回复，过了固定时间就把邮箱暂时抛到一边。
如果你正好在写代码，或者做报表，集中注意力去做手上的事情好了。没有必要随时随地都在对付邮件，以免接踵而来的邮件分割了成块工作时间，还把你弄得焦头烂额。
选择什么工具？
不要觉得Outlook、Lotus Notes、Foxmail是些过时的东西，事实上大公司更喜欢这样的邮件处理系统。除了收发邮件之外，在大公司的工作流程当中，邮件系统还承载着日程安排、审批等功能，甚至可以从联系人列表中看到组织权力分布的全貌。
不仅如此，找到适合的邮件工具无疑可以为自己带来方便。邮件除了承载着汇报、知晓情况，及沟通等功能外，还可以作为个人的一个数据库。
也有像Sparrow这样聪明简洁的邮件工具，这个创新者让发邮件和发微博一样简单迅速。虽然它没有高级附加功能，但回复、转发、收藏、删除和标记已经足够日常应用。
大部分公司人需要使用公司邮箱去处理邮件。通常会有一个工作／私人邮件的区分，分别使用公司/私人邮箱进行收发。对于后者而言，大概没有哪个像Gmail一样获得一致好评。若有超大附件的需求，网易和QQ邮箱这时候可以派上用场。
用什么终端？
能够联网的工具就是这些：电脑、手机，再加上iPad和KindleFire这样的平板电脑。电脑的好处当然是能够从容回复，但对于大部分公司人来说，通过手机便捷回复也可以快速解决一些事务。
手机与邮箱同步，好处在于不会遗漏高优先级的邮件，能够做到及时处理。在出租车和餐厅等位过程中查收邮件的公司人不在少数，利用好碎片时间，也省了些回家加班的时间。当然被打扰的情况也并非没有，如果适逢假期，给邮箱提醒设个静音好了。
像LotusNotes这类系统使用起来就可以先用手机上网收下所有邮件，离线集中处理，最后再上线发出。
平板电脑的好处更加明显一些。在这样一个无法写文案、编代码或者做PS的工具上，快速浏览并处理人与人之间的关系成为它最大的优势之一。
技巧性问题
每个人都有自己的使用偏好，技巧的高劣与工作效率有一定关系。
Label、Tag和文件夹
文件夹曾经是为邮件归档的好办法，在公司邮件系统里用这个方法来建立个人的数据资料库现在仍然是很常见的。
不过今天的情况似乎比以前更复杂了，往往一封邮件牵涉到的内容众多，归在一个分类下会导致搜索上的不便。用罗朗的话说，如果自己收到一封邮件，它可能来自上司，同时是急需完成的，并且牵涉到某一项业务。用文件夹就会很犹豫要归档到哪里去，即使是经过再三思考的决定，日后也不容易索引。
大部分邮箱都开始支持标签，比如标签的先行者Gmail看起来又更进了一步，不仅可以直接使用鼠标拖拽标签分类，还包含可以自动归类的智能标签。
不要忘了另一个名为标记的小功能，给重要、优先和需要及时回复的邮件做标记，回复完再做一个标记。这样做起码可以避免“茶歇的时候用手机看完，打算到电脑上回复，结果坐到办公桌前就完全忘记了”的事情发生。
