借助其它工具进行时间管理
“明天上午找部门经理做工作总结，后天下午2点开始报销，下周一要见客户”……这些通过邮件被告知的日程如果不及时处理，很容易淹没在不断涌入的新邮件当中。
除了一笔一划地抄在自己的记事本上，事实上还有些更容易的办法，比如把日历功能用起来。
以Outlook为例，直接用鼠标把邮件拖动到日历选项，选择日期填写地点，这样就建立好一个提醒日程。
同样也有将日历整合得很好的邮件系统，比如当Gmail发现在邮件内容中出现日期、时间、地点等资料时，它便会在界面的右边显示日历图示，并问你是否想把这事项加进Google Calendar之内。Gmail还可以设置邮件推送提醒，以免用户忘记需要做的事情。
辨别重要邮件
自从付昱没有及时看到邮件而错过开会，他自己琢磨出了一套分类和提醒。先按照发件人将邮件归类，然后按照发件人的重要性挨个看主题。如果有特别紧急的，加上紧急标签。遇到一些需要做完再回复的重要邮件，他的解决办法是设定闹铃，一小时提醒一次，处理完再将其取消。
他的另一个办法是，让同事们都知道自己邮件数量比较多，这样如果有重要的事务，经常来往的发件人一般会通过电话或MSN给个通知。
杨冬则有更系统的办法，对新邮件先看收件人和抄送者，再看主题来判断邮件是否重要。如果收件人里没有上级和平级，优先等级就相对比较低；如果是公司重点的项目就第一时间打开处理；而如果自己只是被抄送的对象，这样的邮件一般就不会回复。
其它的小习惯
大概会有人遇到长邮件就不知道该怎么办。比较幸运的情况是收到的工作邮件废话不多，按照逻辑和事项分条目罗列清楚，读起来不会太困难。如果是更加熟悉的发件人，比如上司喜欢开门见山的说重点，结尾通常没有重要事情，那么读到最后一带而过也是常有的情况。
也不免会遇到比较嗦的发件人，为了避免读到一半就不想再读下去，或者习惯性遗漏重点，罗朗的解决办法是将前后寒暄和背景介绍都忽略掉，直接从问号之前开始读起。
主题中七八个“Re”大概也会让公司人失去仔细读邮件的耐性，这时候用上客户端是个不错的选择。比如Sparrow和Gmail一样，能够将同一主题的邮件整合在一起，避免了过多回复的情况。
韦玮
凯捷咨询跨国企业业务高级经理
C：处理工作邮件时最重要的是什么？
W：最重要的是判断收到邮件的重要性和紧急性。有些人会按照收到的次序一封一封点开看，邮件比较少的时候可以这样，多了就不行。通常收到邮件会先看发件人和主题(所以对于写邮件的那方来说标明主题很重要)。以我自己为例，最重要的当然是直接上司的邮件，还有大约20%来自再上一级的上司。一般在我管理范围两级之外的就不太重要。其次，下属的邮件我会认真看一下，但数量比较多的情况下有些我会直接电话回复。另外，其实CEO发来的不用急着看，可能也重要，但没那么紧急，因为如果是急事的话直接上司就会通知。另外，邮件是直接发送、抄送还是转发给你的，也是判断依据之一。
C：哪些邮件要留底，哪些绝对不能用私人邮箱收发？
W：前者主要是需要留存证据的那一类。内部邮件比如老板布置的一些界线模糊的事情，或者老板的承诺，以及与之探讨职业生涯的一些想法之类的邮件。另外还有和客户相关的重要邮件。
对于工作和私人邮箱这一点来说，二者必须分开。
C：邮件是否要随时查看随时回复？
W：以我个人为例，早上我会把手机上关联的公司、私人邮箱查一遍，看一下发件人和主题。一般内容比较短、大概用100字以内可以说清楚，或者非常紧急的邮件，都用手机回。重要的邮件做一个红旗标注，过一段时间再好好看。
C：公司人平时在发掘公司邮件系统的各种功能上要发挥主动性。
W：这一点也挺重要的。通常大公司会用Outlook或者Lotus Notes的邮件系统。Notes的审批、离线操作文档、数据库等功能都非常实用。入职时可能公司会有个简单培训教你使用这个系统。这个系统非常开放，平时自己也可以研究如何更高效地使用它，或者和IT部交流，网上也有很多此类的帖子。
总之，邮件是工作中一个主要的沟通手段。一些大公司里的绩效考核都比较简略，关于你performance的东西都在邮件里。上下级主要的沟通也都通过邮件。它优于口头沟通的特点是它不建立在情感的基础上，比较solid，传递需要确定的、严格执行的东西。
