----企业及行业活动成功举办的六大关键
作者: 郭俊
俗话说，细节决定成败。对于一场活动来说，所有细节的成功才能构成整场活动的成功。而某个或多个细微环节的失误都可能使整场活动效果大打折扣。在参与2011第七届中国家居业总裁（三亚）论坛系列活动的策划与执行中，我们发现极易出现问题的六个关键节点，在这里结合活动执行中的经验与教训，与广大同仁共鉴。
关键一：提前确定活动时间与地点，给活动筹备预留充足时间
一场活动确定日期、地点等核心方案时，不能太晚，原则上应提前两个月以上，并及时通过发通知、快递、传真等方式告知相关企业。因为，企业接到邀请函后，还需要协调出席人员的日程，而活动主办方也需要筹备相关接待事宜。
我们在筹备本次三亚活动时，由于跟合作方的协调问题，在前期出现了变更活动时间及地点的情况，导致向企业发了两次会议通知，导致活动前期准备时间较短，一定程度上影响了活动的开展效果。
在确定行业年会等大型活动时，我们建议举办时间应尽量靠前，最好在12月份，而不要安排在1月举行，因为1月份是企业年会、经销商会议的密集举办时期，容易形成日程上的冲突。另一方面，因为年底各商协会、各大媒体评奖活动较多，企业年度评奖预算有限，企业常常先入为主，越往后举办的评奖活动，企业参与热情和精力也会越低。
关键二：在与合作方共同主办活动时，应分清主次关系，确立主导地位
目前，大型活动由两家乃至多家机构联合主办的趋势越来越多。双方合作的初衷都是企望整合双方的各项资源，产生1+1〉2的强强联合效应。但如果不能妥善协调、处理双方在活动中的定位与分工，合办活动还可能产生负的组合效应。
在大型活动中，恰当且可行的做法是将活动中的重点环节进行有效分解，由一方主负责。形成整体活动双方合作、具体活动分工负责的良好合作机制，避免因职责交叉或互相推诿导致的活动组织混乱现象，从而保证活动的效果。
关键三：活动接送机应统筹安排，重要嘉宾应专人全程服务
首先，要使嘉宾联系表随时更新，保证接送机信息为最新、最准确的信息。根据经验，在活动接机中，不应以人为序，而应以时间为序，这样接送机更为方便、高效。
接送机每个流程都由专业固定负责，防止负责人临时变换，影响上下方接口人的及时沟通。负责接待的人员应保持及时的沟通，各个环节应及时衔接，比如接机人员在接到嘉宾后，应及时通知安排下一流程接口人安排酒店住宿与房间。
重要嘉宾的接待工作是会务接待的重中之重，它直接影响着活动的最终成效。一旦重要嘉宾对会务接待不满意，将形成及其恶劣的社会影响。因此，重要嘉宾应打破常规，由专业负责接待。具体到住宿、饮食、出行等都需全程服务，让重要嘉宾切身体会到服务的无微不至，对活动组织方产生良好的印象。
关键四：活动中演讲嘉宾贵精不贵多，演讲主题应反映行业热点与难点问题
演讲嘉宾宜少且精。演讲嘉宾应是国家有关部门、知名企业家、行业资深人士、知名专业学者等重量级人物。一般一场论坛的演讲嘉宾以2-3人为宜，因为演讲嘉宾过多，容易引起听讲人“疲劳”，也易出现演讲人水平层次不齐的现象，从而影响论坛整体水平。
演讲主题的选择应该贴合行业热点、难点，就企业及行业发展普遍关心的问题展开分析，探寻解决之道，给与会人士切切实实的“好处”。
关键五：对话环节应强调行业性，嘉宾对话应不受限制、保证深入和全面
嘉宾对话环节，应强调行业主题，而不要办成以企业为主体的答谢会或招商会。论坛主持人应引导对话嘉宾开诚布公、畅所欲言，对大家普遍关心的问题展开深入讨论，对行业现状及趋势进行深度总结。
在嘉宾对话中，论坛主办方应保持公平、公正与中立的立场。不参与嘉宾之间的争论，但要引导嘉宾的言论，防止恶意攻击等现象的发生。
关键六：晚宴应细化流程，实行专人负责制，确保各个环节万无一失
晚宴涉及面广，极易出现冷场、链接不畅、次序混乱等情况。因此，晚宴策划与执行务必要深入细致。在时间及条件允许的情况下，最好在正式晚宴前一至两天彩排一次，锻炼团队、发现问题及时化解。
晚宴活动执行人员应分工明确，严格执行专人负责制。节目单与晚宴流程表应音响师、主持人、演艺公司领队、晚宴负责人人手一份。
主持人对接、节目串场、酒水供应、礼仪小姐等重要环节都需由专人全程跟进。并且，主办方还需预留至少一名机动人员，负责各方联络，并在某个环节需要协助时及时增援。
会务无小事。一场成功的活动，势必是全体会务人员精诚合作、用心服务的结晶。即使这样，在活动中，仍会出现这样那样的小失误或者不足。这需要我们充分总结经验与教训，在实践中不断完善活动策划与执行，使活动一次比一次出色，一次比一次完美。
郭俊，在企业实操与品牌营销策划中，致力于品牌策略、整合传播、市场研究等领域的实践与创新。欢迎与业内同行探讨营销观点与看法。联系邮箱：guojun361@sohu.com。
