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信息情报部门如何与职能部门沟通合作

放大字体  缩小字体 发布日期:2011-06-28  作者:张林  浏览次数:705
 

 

   如何处理好企业信息情报部门与其他部门之间的关系,是促使企业中各职能部门积极有效地展开信息与情报资源交流对接的最基本前提,亦是企业竞争情报实务中的热点与难点问题。笔者通过相关调研,并结合企业竞争情报领域的相关理论,对这一课题进行了初步的分析,对相关研究结论进行了整理。
企业竞争情报是企业经营领域出现的一种新兴事物。在全球迈入信息化时代后,企业竞争情报已进入一个高速发展的阶段。但是,鉴于目前各方力量对于该领域的研究尚在不断摸索与完善中,业已形成的相关理论尚不足以有效支撑在新形势下中国企业所面临的发展现状。换句话说,目前已有的企业竞争情报理论与企业实战操作之间尚存在较大偏差。因此,借鉴他山之石,寻找到一套符合企业自身特点的思路,对于解决如何有效整合公司的内部信息资源,增强信息在公司内部流动性的挑战是有积极意义的。

  信息部门需要与其他职能部门做好企业信息情报工作的互动,必须在两部门间优先营造互相支持,互利互惠,共赢的工作氛围,而不是谁管谁或简单的平级分工关系。若缺失此种氛围,根据其他企业的教训,则最容易产生两类极其严重糟糕的状况:

  一类是其他部门的领导轻视信息部门的工作或是把信息部门的工作看成是对自己工作的干预,导致其对信息部门的工作不给予积极有效的配合。更有甚者,因为平时所掌握的信息资源丰富,与信息部门的工作有部分重叠内容,而故意制造障碍,干扰信息部门的相关工作。同时信息部门的工作人员自视甚高,由于其付出了艰辛努力的工作得不到其他部门的重视与配合而导致工作积极性与日俱减。

  二类是信息部门过高地估计了自己的作用,在工作成果被经营决策层采纳并取得了积极成果后沾沾自喜,而在工作成果未被经营决策层采纳时又推诿责任,认为是相关部门给予的支持与配合不到位所致。

  导致上述状况的原因归纳起来为四个方面:一是其他职能部门不了解信息部门的定位与工作性质;二是信息部门没有认识清楚自己的工作职责,患得患失;三是信息部门得不到其他部门授予的必要的信息知情权;四是信息部门与其他部门间缺乏沟通。

  通过走访调查,上述问题的解决途径有四个方面:

  一、信息部门和其他职能部门要明确各自的工作性质与职权关系。信息部门与其他部门之间是参谋关系,即服务与协调关系。信息部门只拥有思考,筹划与建议的权利,其他职能部门拥有决策和行动权。相关职能部门只有了解了信息部门的工作性质,才有可能自觉发挥信息部门的作用,配合信息部门的工作,利用信息部门的成果为自己所用。最关键的是,其他职能部门要勇于对那些依据信息部门工作成果而采取的行动负责,而不是在行动出现问题后去责怪信息部门的建议失误。

  二、信息部要认识到自身存在的价值在于协助其他职能部门改善信息工作,而不是去削弱其他部门的职权。在工作中不越权不争权,而是努力提供好的建议,推荐主张,宣称观点。在工作取得成绩后不居功自傲,在遭遇障碍后协助其他部门一起分析原因,总结经验教训。实际上没有其他兄弟职能部门发自内心的友好支持,信息部门的一切努力与建议也只能成为纸上谈兵。

  以上两种方法归结起来就是:信息部门对建议的后果不负责,而其他部门对后果负责。同时其他部门要强化自身的信息情报功能,自觉地将信息部门的工作成果作为参考,与其自己的信息成果作比对核实。不同部门间做好协调,共同做好公司的信息环节工作。

  三、相关职能部门应向信息部门提供必要的信息知情权。部门间应切实做好与对方信息情报资源的整合与共享,梳理好资源渠道。对于刚刚组建专业信息情报机构的企业而言,在信息部门的建设初期,往往面临人力匮乏,资源有限的情况,因此应请求相关职能部门领导更多地帮助支持信息部门展开工作。

  四、协作部门应各自指派专人负责具体合作对接,形成部门间常态化的信息情报工作互动机制。双方应形成规范的工作协调方案,明确责任与义务,按章办事。

  需要强调的是,企业中信息部门的工作绝不是其他部门原有信息工作的简单复制。信息部门的存在无法也不应该取代或削弱其他部门的信息情报工作,相反还应该促进其他各职能部门加强其自身情报体系的建设,原因是信息部门一切工作的根本出发点是为最高决策层提供经营咨询支持。从表面上看,信息部不是直接服务于其他职能部门,但是从另一个角度看,信息部门的工作必将间接惠及所有职能部门,因为在向经营决策层提供决策咨询时,信息部门必然会充分考虑吸收其他部门的想法与建议。  

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